Juttuja messuosastojen maailmasta

Messuprojektin aikataulutus – timing is everything

Kirjoittaja Kaisa Porotähti on 19.11.2016 12:14

caterpillar.jpg

Suurin merkittävä tekijä messuprojektin aikataulutuksessa on projektin koko. Muutaman neliön osasto kotimaan messuille vie huomattavasti vähemmän aikaa, kuin suuri 1000 m² osasto ulkomaiseen tapahtumaan. Pienimpiinkin projekteihin tulisi alkaa valmistautua kuitenkin vähintään 2-3 kuukautta ennen tapahtumaa. Tapahtumajärjestäjälle tehtävien teknisten tilausten tilausaika sulkeutuu tyypillisesti kuukautta ennen tapahtumaa ja siihen mennessä ostopäätöksen tulee olla tehtynä. Messurakentajan tilauskannasta riippuen, perusmateriaaleista valmistettavat yksinkertaisemmat osastot saadaan valmiiksi melko nopeallakin aikataululla. Syksy ja kevät ovat tapahtumarikasta aikaa ja silloin messurakentajilla on kuitenkin kädet täynnä töitä.

Suuremmat messuprojektit ovat monen tekijän summa ja niihin tulisi nimittää henkilö, joka vastaa projektista yrityksen päässä, jotta samassa sopassa ei ole turhan montaa keittäjää. Tiedonkulkua messurakentajan ja yrityksen välillä voidaan helpottaa yhteisesti jaetuilla tiedostoilla esim. pilvipalveluissa.

Onnistuneessa messuprojektissa on paljon asioita joihin messurakentaja ei pysty vaikuttamaan. Yrityksen päässä päätetään messuilla esiteltävistä uusista tuotteista ja esillepanosta. Haasteena voi olla uusien tuotteiden valmiiksi saaminen riittävän ajoissa. Projektista vastaavan tulee järjestää tuotteille rahdit paikan päälle ja huolehtia, että ne ovat ajallaan perillä. Suuremmat tuotteet täytyy esimerkiksi tuoda sisälle messuhalliin aivan rakennusajan alussa, jotta ne saadaan mahtumaan sisälle ennen kuin tielle rakennetaan hallin täydeltä messuosastoja. Rakennusajat ovat lyhimmillään vain pari päivää, eikä odotteluun ole ylimääräistä aikaa laisinkaan.

Messuosastolle tuleva kuva- ja videomateriaali tulee tilata hyvissä ajoin etukäteen. Asioilla on tapana mutkistua, kun mukaan lisätään kolmas osapuoli yrityksen ja messurakentajan lisäksi. On todella tyypillistä, että kuva- ja videomateriaali saadaan vasta viime tipassa. Videomateriaali olisi syytä ehtiä testaamaan etukäteen, jotta se saadaan näyttämään varmasti oikealta messuosastolle valitulla näytöllä/LED-seinällä/televisiolla.

Messurakentajan kannalta aikatauluissa tulee ottaa huomioon messuosastoon käytettävien rakennusmateriaalien tilaus- ja toimitusajat ja materiaalien työstöön kuluva aika. Kun lähdetään messuilemaan ulkomaille, tavaroiden rahteihin kuluu aikaa ja Euroopan ulkopuolelle mentäessä lisäksi tullaamiseen.

Messuprojektia aikatauluttaessa on tärkeää pitää mielessä, että messut aukeavat tiettynä päivänä ja kaiken tulee olla silloin viimeisen päälle valmista.

Hanki messuosastollesi ilmainen vihersisustus

Kategoria: Aikataulut

Hoidamme sen puolestasi

just name it

Haluamme ammattitaidollamme helpottaa järjestelyjen toteuttamista ja voimme hoitaa esimerkiksi seuraavia asioita: ennakkomarkkinointi, tekniset tilaukset, projektiaikataulutukset, ateriapalvelut (catering) ja henkilökunnan vaatetus ja messukoulutus.

Tilaa uusimmat uutiset

Viimeisimmät kirjoitukset