Juttuja messuosastojen maailmasta

Kansainvälisillä messuilla osa 3 – messuosaston toteuttaminen on projekti

Kirjoittaja Kaisa Porotähti on 18.1.2017 14:33

kansainvälinen_messuosasto.jpg

Messuosaston toteuttaminen on projekti, jossa on monta osaa ja muuttuvaa tekijää. Kun lähdetään toteuttamaan messuosastoa ulkomaille, projektin koko ja vaativuus kasvavat. Onnistuneeseen kokonaisuuteen vaaditaan osaamista ja toimivaa yhteistyötä asiakasyrityksen ja messurakentajan välillä.

Ulkomaille lähdettäessä messukulut ovat aina väistämättä suuremmat, kuin pysyttäessä kotimaan rajojen sisällä. Mikäli mielii olla international yritys ja saada vientiä, on ulkomaille lähdettävä. Suurempi sijoitus isoon kansainväliseen tapahtumaan poikii myös suurempia diilejä. Kun laitetaan enemmän pelimerkkejä likoamaan, on rahoille saatava myös vastinetta ja paineet onnistumiseen kasvavat.    

Vinkit projektin onnistumiseksi:

  • Valmistautuminen tulee aloittaa hyvissä ajoin ja huolellisesti.
  • Tapahtumaan tulee sitouttaa oikeat motivoituneet henkilöt edustamaan yritystä.
  • Messurakentajaa valitessa kannattaa panostaa sellaiseen, jolla on käytännön kokemusta ulkomailla toimimisesta.
  • Aikatauluista on pidettävä ehdottomasti kiinni, siksi esim. omien tuotteiden huolitsijaksi kannattaa valita kuljetusliike, joka on tottunut messutoimintaan. Kaikkien tavaroiden on oltava ajoissa messurakentajan kanssa sovittuna ajankohtana paikalla, eikä terminaalissa odottelemassa.

Messurakentajan rooli

Kotimaan messuille rakennettavan valmiin messuosaston loppuhinta muodostuu materiaaleista, suunnittelusta, toteutukseen käytettävästä työstä, rahtikuluista ja tapahtumajärjestäjän maksuista. Kotimaan ulkopuolelle mentäessä rahtikustannukset näyttelevät merkittävää osaa messuosaston hintalapussa ja ovat suurin kasvava menoerä. Itse messuosaston hinta ei muutu, rakennetaan se mihin tahansa. Asennustyö tapahtuu samalla palkalla ja rakentajamatkakulut, jotka messurakentaja joutuu huomioimaan tarjouksessaan eivät kasva kovin paljoa.

messuosasto_saksa.jpgRahtikustannuksissa pystyy säästämään, jos saa järjestettyä yhteistoimintaa muiden samaan tapahtumaan lähtijöiden kanssa. Tulee edullisemmaksi varata kokonainen rekka, johon mahtuu 2-3 keskikokoista messuosastoa, kuin ostaa kuljetustilaa metrikaupalla. Esimerkiksi Saksassa järjestetään paljon suuria tapahtumia, joissa meiltä käydään paljon. Maan pohjoisosiin mentäessä rahtikustannukset pysyvät järkevinä, koska ajokilometrejä ei kerry paljoa.

Ulkomaisiin tapahtumiin mentäessä, mukaan tulee liuta turvallisuusvaatimuksia, joista kerroin kansainvälisillä messuilla -sarjan ensimmäisessä blogikirjoituksessa. Kun käyttää kokenutta messurakentajaa, joka on tottunut toimimaan ulkomailla, säästyy yllätyksiltä ja lisäkustannuksilta. Kokemuspohjaisella tiedolla messurakentaja osaa ottaa kaikki kustannukset huomioon tarjousta tehdessä ja aikatauluttaa projektin oikein. Ei ole olemassa valmista taulukkoa, josta voisi katsoa, mitä kaikkea pitää sisällyttää kunkin messuhallin sähkötilaukseen tai kuinka kauan mikäkin työtehtävä vie aikaa. Toistaiseksi ei ole löytynyt myöskään kristallipalloa (ainakaan meidän toimistoltamme), joka kertoisi millä reissulla trukkikuskille sattuu vahinko kuormaa purkaessa ja messuosaston rakenteita sisältävä lava pääsee putoamaan tai missä kohtaa reissua työkaveri saa ruokamyrkytyksen. Messurakentaja suunnittelee projektin arvionsa pohjalle, joka muodostuu työn tuomasta kokemuksesta.

Tekniset tilaukset tehdään viimeistään kuukautta ennen messuja, jolloin ne saa edullisimmalla hinnalla. Niitä tehdessä tulee olla huomioituna kaikki mahdolliset ripustuspisteet, sähkön tarve eri paikoissa, messuhallista ostettavat palvelut, yms. Kaikki mitä tilaukseen tulee sisällyttää vaihtelee paljon paikkakohtaisesti tapahtumajärjestäjän määrittämien turvallisuusvaatimuksien ja sääntöjen mukaan.  Teknisiä tilauksia saadaan muutettua ja lisättyä jälkikäteenkin, mutta siitä tulee aina lisämaksuja. Kaikkein edullisimmin pääsee siis, kun osaa tilata kaiken tarvittavan hyvissä ajoin etukäteen. Lasku teknisistä tilauksista menee suoraan asiakkaalle, eikä messurakentajalle, joten kaikki säästö on suoraan kotiin päin.

Esimerkiksi: ollaan menossa Saksaan rakentamaan messuosastoa ja asiakas haluaa viime metreillä muuttaa tuotteen ripustuspaikkaa. Ripustukset on ostettu palveluna messuhallista ja niihin kuuluu vaaditut lujuuslaskelmat. Kun ripustuksia muutetaan, tulee uudesta ripustuspaikasta, tarvikkeista ja uusista lujuuslaskelmista lasku korotetulla hinnalla.

messuosasto_suunnittelu_aikataulu.jpg

Aikataulu on onnistumisen peruspilari

Aikataulussa pysyminen on edellytys sille, että kokonaisuudesta saadaan juuri sellainen, kuin se on etukäteen asiakkaan kanssa suunniteltu. Mitä kauemmaksi lähdetään messuilemaan, sitä tärkeämmäksi aikataulu muodostuu.  Ensimmäisen halvimman huolitsijaliikkeen hukkaamat tavarat eivät ole tunnin automatkan päässä, eikä tullissa nalkissa oleva kontti tule sieltä yhtään aiemmin kuin se saadaan tullattua. Messujen rakennusajat ovat todella lyhyitä ja kaiken on oltava perillä ennen rakentamisen alkua. Viimeinen rakennuspäivä käytetään yleensä messuosaston hienosäätämiseen ja yrityksen edustajien messukoulutukseen. Jos rakennusaika venyy viimeiseen yöhön asti myöhästelyjen tai takapakkien takia, ei ultimate lopputulosta välttämättä saavuteta aivan kokonaisuudessaan.

Alihankinta vaihtoehtona?

Toisinaan saatetaan päätyä ratkaisuun, että ostetaan messuosasto alihankintana paikan päältä. Tämä ei kuitenkaan ole kannattava vaihtoehto, jos messuosastolla käytetään erityistä asennustaitoa vaativia osia tai yritykselle valmistettuja custom-tuotteita. Paikallista messurakentajaakin harkitessa kannattaa ottaa avuksi oma kotimainen messurakentaja, ettei tule yllätyksiä. Kulttuurierot messurakentamisessa saattavat olla todella suuria ja rakennustavat, materiaalit ja valaisimet erilaisia, kuin mihin ollaan totuttu. Kertakäyttömateriaaleista valmistetut kitaten ja maalaten -messuosastot eivät ole samaa laatua, kuin viimeisen päälle huolitellut huonekalulaatua olevat rakenteet. Kokeneella messurakentajalla on omat verkostonsa ja keinonsa huolehtia, että saadaan haluttua laatua.


messurakentaja1.jpg

 

Kansainvälisisillä messuilla -sarjan lopuksi, mitä hyötyä on lähteä ulkomaille messuille?

  • Suomalaiset ovat tunnettuja osaamisestaan ja laadustaan maailmalla ja siksi omaa yritystä kannattaa lähteä esittelemään alan messuille myös ulkomaille.
  • Ei tarvitse lähteä kovinkaan kauaksi, kun tapahtumien kokoluokka ja kävijämäärät kasvavat moninkertaisiksi verrattuna Suomen suurimpiin messutapahtumiin.
  • Isoissa tapahtumissa liikkuu paljon isojen yritysten toimijoita, jotka etsivät itselleen uusia asiakkaita, toimittajia tai yhteistyökumppaneita.
  • Suomalaisen yrityksen kilpailukykyä parantaa huomattavasti pääsy laajemmille markkinoille.
  • Myyntialueen laajentaminen; jos kotimaan markkinat ovat jäissä, voi vienti silti vetää ulkomaille.
  • Ulkomaan messuille lähteminen ei ole sen kummallisempaa, kuin kotimaahankaan, kun valitsee oikean messurakentajan. 

Lue myös:

Kansainvälisillä messuilla osa 2 – USA:n pelisäännöt

Kansainvälisillä messuilla osa 1 – turvallisuusvaatimukset

 

messuosasto-hinnasto-2017

Kategoria: Aikataulut, Kansainvälisyys

Hoidamme sen puolestasi

just name it

Haluamme ammattitaidollamme helpottaa järjestelyjen toteuttamista ja voimme hoitaa esimerkiksi seuraavia asioita: ennakkomarkkinointi, tekniset tilaukset, projektiaikataulutukset, ateriapalvelut (catering) ja henkilökunnan vaatetus ja messukoulutus.

Tilaa uusimmat uutiset

Viimeisimmät kirjoitukset