Juttuja messuosastojen maailmasta

5 vinkkiä tarjouspyynnön tekemiseen messuosastosta

Kirjoittaja Kaisa Porotähti on 9.3.2017 12:14

 messuosasto_tarjous.jpeg

Kun lähdetään tekemään tarjousta messuosastosta, on liuta asioita, jotka messurakentajan tulisi tietää ennen kuin homma etenee mihinkään. Käydään läpi viisi kohtaa, jotka auttavat sinua sisällyttämään tarvittavat tiedot tarjouspyyntöösi.

Homma etenee näin:

Messuosaston suunnittelu  ”Palikoidaan” osasto piirustuksen pohjalta, eli suunnitellaan vuorostaan millaisista rakenteista ja materiaaleista se toteutetaan ja nähdään millainen kasa tavaraa tarvitaan. → Kaivetaan esille kristallipallo ja lottopallokone… Eikun! Hyödynnetään kokemuspohjainen tieto ja lasketaan valmistelu- ja asennustyöhön kuluva aika, matkakustannukset ja muut kulut. → Suunnitellaan osaston jatkokäyttö tulevilla messuilla.

 

  1. Tapahtuma ja tontti

Ensimmäisenä tarvitaan tieto tapahtumasta, mihin ollaan menossa ja varatun tontin koko ja sijainti. Tonttikartalta katsotaan sijainti hallissa, mihin seinät sijoittuvat ja minkälaista osastoa ollaan lähdössä piirtämään. Messukävijöiden kulkusuunnat nähdään hallikartasta ja osasto suunnitellaan niin, että sille saadaan paras mahdollinen näkyvyys.

  1. Messuosaston rakenteet ja toiminnallisuus

Jokaisella yrityksellä on omat tarpeensa osaston toiminnoille ja halutulle ulkoasulle. Yrityksellä voi olla valmis konsepti, jonka pohjalta messuosasto suunnitellaan tai nippu ideoita rakenteista ja toiminnoista, joita halutaan. Messurakentamisessa on vain taivas rajana ja kaikkea voidaan tehdä, mikäli kukkaro kestää.

Millaisia toimintoja messuosastolta kaivataan?

  • Neuvottelutilat
  • Keittiö- ja varastotilat
  • Tekniikka; videokalusto, äänentoisto, valaistus, tuoksut, automatiikka liidien keräämiseen, erilaiset Spektaakkelit
  • Infotiskiltä vaadittavat ominaisuudet; läppäri tai tabletti / tuotteen esittelyä / tiedonkeruu

Millaisia rakenteita halutaan käyttää?

  • Messuprofiiliseinät / puurakenteinen ruiskumaalattu seinä / tulosteet
  • Tulostepinnat
  • Lattiamateriaalit
  • Lattian korotus; halutaanko lattia korottaa ja mikä on osaston sähkön tarve? Sähköjohdot on paras tapa laittaa piiloon kulkemaan lattian alle.
  • Ripustukset
  • Kalusteet
  • Custom-kalusteet

 messubudjetti.jpeg

  1. Budjetti

Suunnitteluvaiheessa olisi tärkeää saada suuntaa budjetista, koska se ohjaa kaikkea tekemistä. Kun budjetti on tiedossa, saadaan suunnitelma varmemmin osumaan oikeaan suuntaan eikä tarjouksen kanssa ammuta täysin metsään.

  1. Asiakkaan omat tuotteet

Minkälaisia tuotteita messuille on tulossa? Esimerkiksi suurempien tuotteiden kanssa täytyy aina miettiä logistiikka, rakennetekniset asiat ja asennuksen suunnittelu suurien kappaleiden ehdoilla.

Mitkä ovat esillepanon tarpeet? Mitä halutaan kiinnittää, upottaa tai laittaa mahdollisesti vitriiniin lukkojen taakse?

Tarvitaanko messurakentajan apua omien tuotteiden esillepanossa?

Tuleeko osastolle jotain, erikoisempaa asennettavaa? Esim. yrityksen omia erikoiskalusteita

  1. Muut palvelut

Halutaanko messupäivän päätteeksi järjestää iltatilaisuus?

Onko tarvetta catering-palvelulle tai henkilökunnan messuvaatetukselle ja -koulutukselle?

 


Good to know

  • Tulostaminen on mahdollista kaikille pinnoille ja kaikkeen mikä mahtuu sisälle tulostimeen.
  • Normaalia rakennekorkeutta (Suomessa 2,5m) korkeampiin rakenteisiin tontin rajalla vaaditaan naapurin lupa.
  • Korkeista rakenteista ja ripustetuista trusseista ja kylteistä menee lisämainostila maksu näyttelyjärjestäjälle.
  • Nykyään on olemassa paljon erilaista automatiikkaa, jota voidaan hyödyntää messuilla esim. liidien keräämisessä.

 

Lue myös: Messuprojektin aikataulutus

 

messuosasto-hinnasto-2017

Kategoria: Hyvä tietää

Hoidamme sen puolestasi

just name it

Haluamme ammattitaidollamme helpottaa järjestelyjen toteuttamista ja voimme hoitaa esimerkiksi seuraavia asioita: ennakkomarkkinointi, tekniset tilaukset, projektiaikataulutukset, ateriapalvelut (catering) ja henkilökunnan vaatetus ja messukoulutus.

Tilaa uusimmat uutiset

Viimeisimmät kirjoitukset